Får alla avdelningar plats på ditt köksbord?

Flyg

Intresset för att åka med den svenska kontingenten till Världsscoutjamboreen i Japan är större än på någon världsscoutjamboree utomlands tidigare. Totalt har nästan 1 900 personer anmält sig och 1 332 av dem är i deltagarålder, 14-17 år. Alla dessa, och deras 148 avdelningsledare, måste delas in i avdelningar som består av exakt 36 ungdomar och 4 ledare. Lennart i kontingentledningens avdelningspatrull berättar här mer om hur man går till väga för att få till detta pussel.

 

Först och främst måste vi ta hänsyn till förutsättningarna. Avdelningsindelningen måste göras med hänsyn till var personerna bor, vilken kår de är med i, hur gamla de är, om de har syskon eller föräldrar som också ska åka – som de inte ska vara i samma avdelning som men helst åka på samma dag som – och många fler faktorer.

 

Om varje person skulle utgöras av en post-it-lapp på ett bord, för att kunna flyttas runt och delas in i avdelningar, skulle bordet behöva vara 9 meter långt. Så långt köksbord hade ingen av oss, så för att skapa avdelningar i Svenska kontingenten krävdes därför ett litet mer avancerat arbetssätt.

 

Grunden är en Excel-fil med alla 1332 namn och andra uppgifter som kår, önskemål från scouten i anmälningsuppgifter, önskemål från ledare och IST som är föräldrar om att åka tillsamman, mailadresser och telefonnummer. Dessutom det allra viktigaste: ett unikt nummer ”Scout-Id”, och så lite hjälpkolumner för att kunna koppla ihop scouter som är från samma kår så att alla inte hamnar i samma avdelning men ändå fördelas jämt, och andra faktorer. Listan över scouter går att filtrera på postnummerområden, del av Sverige, kår, namn etc.

 

Sen börjar det lite mer komplicerade.

 

Vi la till en kolumn som via en formel kontrollerar om scouten är placerad och en annan kolumn som via en annan formel kontrollerar vilken avdelning, och som visar vilken avdelning scouten är placerad på efterhand som de blir placerade. Via ytterligare en annan formel kontrolleras att scouten inte är placerad på mer än en avdelning. Skulle så vara fallet lyser det rött – via en formel, så klart.

 

Vi har nu ett Excel-ark med 1332 rader och 120 kolumner med olika beräkningar – totalt nästan 160 000 Excel-celler. Under 1332-strecket finns namn på scouter som är på väntelista, är avanmälda etc.

 

Sedan har jag gjort 37 identiska flikar med plats för 4 ledare och 36 scouter. I en av kolumnerna på en sådan flik kan man skriva in ett Scout-Id, vilket innebär att man placerar scouten på den platsen i den avdelningen. När detta är gjort hämtas med automatik namn och andra uppgifter om scouten och fylls på i listan. Dessutom finns det dolda kolumner som kollar om samma Scout-Id finns på fler ställen på samma flik och som läser av uppgifter på en speciell formellflik för att kolla om scouten redan är placerad på en annan avdelning. I båda fallen lyser det rött i kolumn A.

 

Gör man ett byte och skriver i en av flyttarna så blir det rött och sedan går man till den andra avdelningen, ser att det lyser rött även där, skriver det flyttade numret och ”si”, det blir grönt.

 

Jag la ganska mycket tid för att få ihop detta, speciellt på den speciella formelsidan. Efter att ha tjuvtränat på fördelning av avdelningsledarna (128 stycken) insåg jag dock att de röda varningsflaggorna skulle vara oumbärliga vid fördelning av 1332 scouter. Utan detta stöd med att fördela tror jag aldrig vi kommit i mål.

 

Vi har fått uppfinna alla metoder själva, från noll. Standardsättet att göra likartade övningar har med Post-It-lappar på en vägg. All ångest i världen och nervositeten att få Excel-arket rätt hade aldrig kunnat mäta sig med ångesten att stå inför den väggen.

 

Lennart, Kontingentledningens avdelningspatrull

Det här inlägget postades i Ledningsbloggen av Martin Ruist. Bokmärk permalänken.

En reaktion på “Får alla avdelningar plats på ditt köksbord?

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>