När bokade du 1 900 flygbiljetter och 19 000 hotellnätter senast?

När en familj reser på semester så kollas det i appen på mobilen eller läsplattan om vad som finns ledigt, vad det kostar och vad som finns att titta på eller vad för äventyr som kan tänkas vara spännande.

 

 

När en grupp på 1 900 scouter skall åka till Japan på Jamboree är det lite, bara lite, annorlunda. 1 900 flygbiljetter, resor över 7 olika flygplatser, 18 650 boendenätter och bussresor mellan olika städer i Japan med totalt runt 40 bussar. Resebokningspatrullen i Svenska kontingenten har minst sagt många bollar att hålla i luften.

Viktoria och Carl, resebokningspatrullen i CMT

 

 

Att flyga 1 900 scouter från Sverige till Japan; ja, bara det är ett pussel. Datum skall passa in, när lägret börjar, slutar och när funktionärerna (IST) skall vara på plats. Det svenska sommarlovet för våra 1 332 deltagare måste helst inte vara slut innan vi kommer hem heller. Vi är bokade på 16 olika flygavgångar från Stockholm och Köpenhamn. Det är ett snitt på nästan 120 scouter på varje flygplan.

 

En sådan stor grupp som rör sig i ett annat land så långt bort – ja på andra sidan jorden – måste ha lite support runt omkring sig. De kallas för Contingent Management Team, och består av 40 vuxna som också ska resa så det passar in med äventyr, aktiviteter och med deras semester för att supporten skall fungera så bra som möjligt. Detta innebär att ytterligare 15-30 flighter från Sverige skall ta scouter österut.

 

När familjen har bokat allt via appen – 3-5 tryck så är det klart –, då packar man och tar bussen, tåget eller bilen till flygplatsen. Planet är i tid och förhoppningsvis är alla väskor med och bussen till hotellet står och väntar på familjen när de landar. Riktigt så enkelt är det inte med denna bokning.

 

Det är lätt att tro att en grupp som bokar 1 900 flygbiljetter kan förhandla till sig rätt hyggliga mängdrabatter. Så är tyvärr inte fallet. Flygbolagen vill nämligen inte fylla sina avgångar för tidigt utan vill ha flygbiljetter kvar att sälja dyrt någon vecka före avgång. Därtill vill resten av scoutvärlden till Japan samtidigt som vi, och det passar naturligtvis flygbolagen på att utnyttja.

 

När vi äntligen fått offert på tillräckligt många flygbiljetter som dessutom passade våra datum så måste dessa dubbelkollas, och sedan kollas igen. Därefter måste vi lägga en plan på hur vi skall kunna utnyttja dessa biljetter till max och ge alla deltagare en så bra Jamboreeupplevelse som möjligt.

 

Dessa scouter som nu kommit till Japan skall ha någon plats att bo på. Planen är att de skall få besöka 2 eller 3 städer, Tokyo är givet eftersom vi landar där, men sedan är det fortfarande ganska öppet. Varför är det så? Jo, när familjen som bokat via appen, fått sin bokningsbekräftelse, så har vi ännu inte ens lyckats hitta hotell som är stora nog för oss. Priset, platsen och storleken på hotellen har nu betydelse för att det ska funka för oss. Och när vi äntligen fått kontakt med hotellen som passar oss, då stänger deras bokning för dagen för de är 8 timmar före oss. Förhandlingar med hotell och andra lokala aktörer måste alltså göras nån gång mellan 01.00 och 10.00 svensk tid. Ett par av hotellen tar inte grupper i vår storlek, någon har inte kontinental (vanlig) frukost och något hotell pratar inte engelska.

 

Så att boka hotell för oss är inte det lättaste. På vårt bord har vi just nu cirka 18 650 hotellnätter, och vi tittar på olika städer för olika grupper och jobbar med läge, pris och vad de kan erbjuda för faciliteter (som wi-fi och annat som är nice-to-have).

 

När hotellen väl är bokade så måste scouterna också kunna ta sig mellan städer, aktiviteter och hotell. Bokas måste alltså cirka 40 bussar som krävs för att vi alla skall kunna röra oss.

 

Var parkerar man 40 bussar? På en fotbollsplan? Ja, det är bara ett av problemen. Det gäller också att rätt scout, patrull, avdelning och resegrupp hamnar på rätt buss som har rätt information om vart de ska, för det går inte att lita på engelskan som den japanska chauffören kan. När vi sedan rör oss, åker runt och har fantastiskt roligt, så gäller det också att hitta tillbaka, i rätt tid, till plats med rätt utrustning. Allt måste organiseras in i minsta detalj så att inte bussen står och väntar på en plats medan halva avdelningen är på väg till – eller redan framme på – fel plats.

 

Utmaningen är inte att hitta allt till alla. Den är att det skall flyta på, att allt ska vara i rätt ordning och alla på rätt plats vid rätt tillfälle. Klart att det blir många samtal, mail och mera telefonsamtal och tidiga morgnar för att passa in den japanska eftermiddagen. Att dela en resegrupp (160 personer, 4 avdelningar) är ibland ett måste; att dela på en avdelning (40 personer), det är inte något alternativ. Detta betyder att hotell som har stor kapacitet inte kan ge oss boende för hela gruppen och små hotell inte kan ge oss något alls. Där kommer pusslandet in. Vilket hotell kan och kan inte vilka dagar och vilka kan vi och ska vi använda flera gånger.

 

Jobbet är riktigt roligt men utmanande. Det gäller att uttala namnen på hotellen rätt, städerna och platserna lika så, eftersom det finns många som heter likvärdigt och det kan bli stora fel om vi inte håller tungan rätt i munnen.

 

Snart sätts vårt arbete på prov. Den 12 juli flyger de första ut och den 18 aug kommer de sista hem. Detta kommer bli årets stora utmaning och äventyr. VI längtar efter den 12 juli och snart, snart är vi i Japan tillsammans. Vi ses!

 

Viktoria och Carl

Resegruppen

Det här inlägget postades i Ledningsbloggen av Martin Ruist. Bokmärk permalänken.

7 reaktion på “När bokade du 1 900 flygbiljetter och 19 000 hotellnätter senast?

  1. Hej Viktoria & Carl,

    Helt otrolig logistik,ni är helt sanslöst duktiga.
    Dessutom så roligt att läsa en sådan målande bloggartikel.
    Ni är helt imponerande,så underbara & fantastiska.
    Eloge till er för att ni är så duktiga smarta tålmodiga och nogranna av er.Jag kan bara säga att detta arbete utförs med yttersta kvalitet.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>